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PMP國際專案管理師專案管理實務

專案管理在資訊管理系「畢業專題」的應用

◎作　　者：陳建勳,PMP^®

◎作者簡介：

長榮大學 資訊管理系 助理教授

國立中山大學資訊管理博士，於2011年08月15日成為PMP

曾任泰新系統公司資深分析師、奇美醫院高級專員

研究領域包含：資料採礦、企業資源規劃、網路服務、資料庫管理

PMBOK^®Guide的觀念和手法是實務導向的，因此如果可以應用在教學上

一則可以了解這些工具的適用性

二則可以依照提高績效

三則可以對PMBOK^®Guide的內容有更深入的體會

本系大學部學生要畢業時，一定要修畢「畢業專題」這個科目

它是為期一年涵蓋三下、四上的一門課程

這課程的目的是在培養學生學習資訊系統開發之實作能力

並藉由系統開發過程中熟悉資訊技術與學習專案管理之技能及團隊合作之精神

專案團隊是由同學5~7人組成一個團隊，由同學推舉一人擔任leader的角色

然後尋找指導老師、討論題目、進行資訊系統的開發

在四上的最後階段，配合本系資訊管理週活動舉行畢業專題的成果發表

系上老師與業界人員一起評分選出優良作品給予獎勵，同時也針對成果較差者給予補救機會

但若是經過補救期間仍然無法達到一定水準的團隊，則要這科目就要fail，明年重新再來

根據上述，一個畢業專題

• 有開始，有結束（暫時性的）

• 產生獨一無二的產品、服務或結果 

• 有特定目的

• 一項在預定的時間內，投入預定的資源，以達成特定目標的組織活動

所以畢業專題是符合PMBOK^®Guide對專案定義

由於同學們對於專案管理並沒有很深入的認識，因此在進行中都會產生一些專案管理方面的問題 

首先，專題團隊的架構是一個典型的弱矩陣組織

leader在以前都是團隊成員的同學、室友或哥兒們，擔任leader後並沒有太多組織所給予的資源

所以專案成員「人」的問題是畢業專案最關鍵的成功要素

與一般業界專案組織有一點不同的地方是：專案成員有可能是住在一起的

所以生活上的的互動若有問題，也會影響專案團隊的氣氛

人的因素還有：  

1. 無法找到滿意的團隊成員：隊員的能力不一，大都基於平日情誼而組成團隊

一旦要完成所分配的工作就力有未逮

2. 無法獲得的團隊成員的承諾：有些同學要準備研究所、公職或打工，無法專心在此專案上面

3. 沒有處置表現不佳團隊成員的有效工具：當隊員績效不佳時，除了分數之外沒懲罰的工具

事實上，目前大多同學不太在意分數

4. 無法有效激勵團隊成員的士氣：同學們過去大都專注於專業技能的訓練

之前也缺乏職場上的經驗，碰到人際關係的問題常常不知如何處理

針對這些問題，「溝通管理」中的溝通協調與領導等軟性的技能就非常重要

依據PMBOK^®Guide的概念，老師就是擔任專案發起人的角色

要透過「專案章程」清楚的列出專案目標、初步時程、可能風險等

最重要是做leader的佈達，讓同學知道leader所扮演的角色與權力（評分）

同時透過專案章程的訂定與發佈讓團隊有共同的目標

也讓團隊了解到做這個專案和未來的就業或升學是有很大的關係，藉以凝聚共識

還有，透過「溝通管理」中的「溝通規劃」建立與各利害關係人（老師、家長、leader與組員）

的溝通方式與頻率，讓資訊透明也可以讓成員有更多參與感，建立團隊的情感

再來，「人力資源管理」中的發展團隊、管理團隊的知識也扮演重要角色

因為團隊成員對於專案的運作與達到目標所需的技能都有所欠缺，都需要再加以訓練

發展團隊除了針對成員所需的專業技能之外

針對leader還額外的介紹如何激勵、領導、掌握團隊氣氛

而在管理團隊方面，讓團隊知道專案進行中一定會有意見不合、衝突的發生，有衝突是正常的

當衝突發生時團隊應該如何來面對，也就是說要善用「衝突管理」的技巧

事先的說明可以讓團隊成員有心理準備，不會因為衝突的產生不知如何處理

而造成退卻或無法化解而離開團隊，在畢業專題的進行方面

也可以依照PMP五大流程來說明各流程中的活動

但是由於同學們對專案管理概念的了解有限，所以有些活動目前並沒有執行

以上是目前PMP在學生畢業專題的應用，畢業專題還有一項與企業專案不一樣之處

那就是不會有從專案外部採購或取得產品、服務或結果等資源來完成專案工作的情況

所以不會有「採購管理」。在畢業專題中，老師除了擔任專案發起人

協助學生團隊解決籌措資源（設備、材料、參考書、技術等）、釐清範疇問題

及影響他人對專題的影響、驗證範疇之外，在專案進行中也要在階段中扮演「專家」的角色

積極的參與專案。當然，雖然畢業專題能不必全部套用PMP的五大流程、四十二個子流程

但是現行的專案管理還是有很多不足之處

因此，還要透過一次一次的執行做經驗學習，來逐步完善畢業專題的專案管理

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今天貝兒分享一篇文章，由長榮大學，陳建勳助理教授撰寫

他利用所學的PMP專案管理流程，讓同學在『畢業專題』這門學科去應用

從而去獲得專案執行的經驗，也因此加深許多專案管理概念

對於有心想考取PMP、或是實務應用還較弱的朋友

希望此篇文章能對你有幫助

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